Relleno de Plantillas Word desde Excel

Descripción

Script Python que automatiza el llenado de plantillas Word. Lee los datos de un archivo Excel y reemplaza marcadores de posición ({{COLUMNA}}) en un documento Word con los valores de cada fila, generando un archivo de salida por registro.

Sirve para cualquier tipo de documento que necesite personalización masiva: cartas, contratos, certificados, reportes, notificaciones, constancias, etc.

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Requisitos

pip install -r requirements.txt

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Estructura de archivos

reemplazar_textos_word.py   ← script principal
formato_datos.xlsx          ← datos de entrada
formato_word.docx           ← plantilla Word
output/                     ← documentos generados (se crea automáticamente)

Los tres archivos deben estar en la misma carpeta que el script.

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Preparación

1. formato_datos.xlsx

Crea el Excel con las columnas que necesites. Los nombres de columna definen los marcadores que usarás en la plantilla.

NOMBRE	CARGO	EMPRESA	FECHA
Ana	Analista	Empresa ABC	2025-06-01
Luis	Coordinador	Empresa XYZ	2025-06-15

2. formato_word.docx

En la plantilla Word, escribe {{NOMBRE_COLUMNA}} donde quieras que aparezca cada valor. Los marcadores deben coincidir exactamente con los nombres de columna del Excel.

Constancia de trabajo

Se hace constar que {{NOMBRE}} desempeña el cargo de {{CARGO}}
en {{EMPRESA}} desde el {{FECHA}}.

Los marcadores funcionan tanto en párrafos normales como dentro de tablas.

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Uso

python reemplazar_textos_word.py

Salida esperada:

Columnas detectadas: ['NOMBRE', 'CARGO', 'EMPRESA', 'FECHA']

✅ Documento generado: documento_Ana.docx
✅ Documento generado: documento_Luis.docx

Los archivos quedan en la carpeta output/.

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Configuración

Al inicio del script hay variables que puedes ajustar:

# Columna cuyo valor se usará como identificador en el nombre del archivo de salida.
# Si es None o la columna no existe, los archivos se numerarán automáticamente.
COLUMNA_IDENTIFICADOR = 'NOMBRE_LOCADOR'

# Prefijo que antecede al identificador en el nombre del archivo
PREFIJO_SALIDA = 'documento'

Con estos valores, si la columna NOMBRE_LOCADOR contiene Ana García, el archivo se llamará documento_Ana_García.docx. Si COLUMNA_IDENTIFICADOR = None, se generará documento_001.docx.

Si los archivos tienen nombres distintos o están en otra ubicación, edita estas líneas:

ARCHIVO_EXCEL = os.path.join(RUTA_BASE, 'formato_datos.xlsx')
PLANTILLA_WORD = os.path.join(RUTA_BASE, 'formato_word.docx')
CARPETA_SALIDA = os.path.join(RUTA_BASE, 'output')

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Solución de problemas

Error al leer el Excel

• Verifica que formato_datos.xlsx existe en la misma carpeta que el script.
• Cierra el archivo si está abierto en Excel.

ModuleNotFoundError

pip install pandas python-docx

Error procesando fila N

• Revisa que la fila no tenga celdas vacías en columnas requeridas por la plantilla.

Los marcadores no se reemplazan

• Compara el nombre de columna en el Excel con el marcador en Word: deben ser idénticos, incluyendo mayúsculas y sin espacios.
• Ejemplo correcto: columna FECHA_INICIO → marcador {{FECHA_INICIO}}
• Escribe el marcador completo en un solo paso; si lo tecleas carácter a carácter Word puede fragmentarlo internamente.

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Ejemplo completo

Excel (formato_datos.xlsx):

NOMBRE	PUESTO	FECHA
María López	Analista	2025-06-01
Juan Torres	Técnico	2025-06-15

Configuración en el script:

COLUMNA_IDENTIFICADOR = 'NOMBRE'
PREFIJO_SALIDA = 'carta'

Plantilla (formato_word.docx):

Lima, {{FECHA}}

Por medio de la presente se certifica que {{NOMBRE}},
quien ocupa el puesto de {{PUESTO}}, ...

Resultado en output/:

carta_María_López.docx
carta_Juan_Torres.docx